Quels frais sont déductibles pour les consultants ?
La question des frais déductibles revient très souvent pour les consultants et les indépendants en général. Vous avez raison de vous poser cette question. En effet, tous les frais des consultants et des indépendants ne sont pas déductibles.
Les frais doivent être engagés dans le cadre de votre activité professionnelle ; payés au cours de l’année où vous souhaitez les déduire, et avec des justificatifs (factures ou reçus) associés à ces frais.
Voici les principaux frais que les consultants peuvent déduire, cette liste est non exhaustive, mais elle énumère les frais les plus récurrents.
LES FRAIS DE REPAS.
Il faut justifier du caractère obligatoire de prendre le repas à l’extérieur de votre domicile (horaires, éloignement géographique, …).
En 2023, la dépense ne doit pas dépasser 20.20 TTC, avec un montant forfaitaire de 5.20 €.
En plus clair : pour un repas de 30 €, On ne peut déduire que 20.20 € – 5.20 € = 15 €.
LES FRAIS DE DÉPLACEMENT.
Les frais de déplacement sont déductibles y compris pour le trajet domicile / lieu de travail. Il faut néanmoins justifier l’éloignement par des circonstances particulières si la distance domicile / lieu de travail dépasse 40 Km.
Les frais de déplacement sont déduits pour leur montant réel. Ils peuvent également être déterminés en utilisant le barème forfaitaire des indemnités kilométriques (IK), initialement prévu pour les salariés.
Un simulateur permettant de calculer les IK est disponible à l’adresse suivante : https://www.impots.gouv.fr/portail/simulateur-bareme-kilometrique
Il tient compte des chevaux fiscaux du véhicule utilisé et de la distance parcourue. Il est conseillé d’utiliser un tableau Excel (nombre de kilomètres parcourus par jour, destination, nom du client visité).
Les frais de péages et de parkings, ne sont pas inclus dans ce barème, il vous faudra garder les tickets pour pouvoir les déduire également.
Les entrepreneurs assujettis aux règles des BIC comme les artisans ou les commerçants ne sont pas autorisés à utiliser le barème forfaitaire des indemnités kilométriques réservé aux salariés, aux professions libérales et dirigeants de sociétés. Ils peuvent en revanche utiliser le barème des frais de carburant.
LES FRAIS DE REPRÉSENTATION
Vous pouvez déduire les dépenses relatives aux tenues vestimentaires strictement réservées au cadre professionnel (chaussures de sécurité, blouses, …). À condition que les tenues portables dans la vie courante… Par exemple, l’achat d’un costume pour un consultant n’est pas considéré comme frais déductible puisque le costume peut être porté en dehors du travail. En revanche, si la mission nécessite l’achat d’un bleu de travail pour aller sur un chantier, alors cette dépense sera déductible.
Par ailleurs, les frais peuvent devenir déductibles en fonction de votre secteur d’activité et de l’exposition ou non au public. En effet, si vous êtes en contact direct et permanent avec le public, les prothèses dentaires et auditives sont considérées comme des frais déductibles.
FRAIS DE RÉCEPTION.
Les repas d’affaires avec invitation clients sont déductibles et ne sont pas concernés par les limitations de déductibilité.
CADEAUX D’AFFAIRES
Les cadeaux d’affaires, s’ils sont offerts dans l’intérêt de l’entreprise et si leur valeur n’est pas excessive, sont généralement intégrés parmi les frais de représentation.
LOYERS DU BUREAU ET FRAIS D’ENTRETIEN.
En cas d’utilisation d’un bureau ou d’un espace de travail, à son domicile, vous pouvez déduire une quote-part en fonction de la surface de votre bureau alloué à votre activité professionnelle. Vous pouvez aussi rajouter les factures de téléphone, la location de la ligne internet, l’EDF et pour certaines activités l’eau.
👉 Cette refacturation peut nécessiter de déclarer un revenu à titre personnel lors de la déclaration d’impôt sur le revenu. Les loyers refacturés à l’euro l’euro ne sont pas constitutifs d’un revenu pour l’exploitant individuel ou le dirigeant de société.
Par exemple, un entrepreneur a un loyer personnel de 1.000 euros.
Il utilise à titre professionnel 30 % de la superficie, il peut facturer 300 euros de loyer sans avoir à déclarer un revenu à titre personnel.
Mais s’il décide de facturer 500 euros, il réalise alors un bénéfice de 200 euros par mois qu’il doit déclarer à l’impôt sur le revenu.
Voir ci-dessous pour déterminer la catégorie de revenu à déclarer :
| Nature de la location | Catégorie de revenu | Références |
|---|---|---|
| Locations nues | Revenus fonciers | CGI art. 14 |
| Locations en meublé | BIC | CGI art. 35,I.5° bis |
| Sous-locations nues | BNC | CGI art. 92 |
| Sous-locations en meublé | BIC | BOFiP-RFPI-CHAMP-10-30-07/09/2016 |
Pour finir, on peut avoir aussi :
- les frais engagés avant la création de l’entreprise (fournitures, annonces légales…) ;
- les frais de formation, intégralement pris en charge, à condition d’être réalisées par un organisme agréé ;
- les dépenses d’entretien et de réparation du matériel (y compris immobilier) ;
- les primes d’assurances, y compris les assurances facultatives souscrites dans le cadre des lois dites « Madelins » ;
• les cotisations sociales ;
• les cotisations versées à des syndicats professionnels ;
• les frais de fournitures, de documentation et acquisition de petit matériel (prix inférieur à 500 euros). Ce qui comprend aussi les frais de bureaux, postaux, les acquisitions d’ouvrages ou les abonnements à des revues professionnelles ; - les frais de publicité.
