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Durée de conservation des documents professionnels

Durée de conservation des documents professionnels

Pour une entreprise, il est primordial de conserver certains documents, soit parce qu’ils vous permettent d’exercer un droit, soit qu’il s’agit d’un délai durant lequel on peut vous réclamer quelque chose.

 

Nombreux sont donc les chefs d’entreprise qui savent l’importance de conserver les documents professionnels.

En revanche, ces derniers se questionnent encore régulièrement :

  • Quels documents sont concernés ?
  • Combien de temps doit-on les conserver ?

La réponse n’est pas simple. En effet, la durée de conservation dépend du type de document, de la législation afférente et de l’usage auquel ils sont destinés.

 

En France, les règles applicables aux délais de conservation des documents professionnels sont fixées soit :

  • Par la législation,

  • Soit en fonction des délais de prescription ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

 

Voici donc quelques exemples de documents et leur durée de conservation.

 

  • Chèques à encaisser : 1 an et 8 jours

 

  • Les déclarations d’impôts sur les sociétés et d’impôt sur les revenus : 3 ans
  • Les déclarations de TVA : 3 ans
  • La taxe sur les salaires : 3 ans
  • La cotisation foncière des entreprises : 3 ans
  • La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises : 3 ans
  • Les déclarations de formation professionnelle continue et de taxe d’apprentissage : 3 ans

 

  • Relevés bancaires : 5 ans
  • Contrats commerciaux : 5 ans
  • Bulletins de paie : 5 ans
  • Statuts : 5 ans à compter de la radiation de la société

 

  • Factures clients et/ou fournisseurs : 10 ans
  • Bons de commandes / de livraison : 10 ans
  • Livres et registres comptables : 10 ans
  • Comptes annuels : 10 ans

 

  • Contrats d’acquisition et de cession immobilières et foncières : 30 ans

 

Le non-respect de ces règles de conservation peut entraîner des sanctions tant commerciales que fiscales et pénales.